Nachhaltige Beschaffung und Lieferantenmanagement
Die IBB stellt sicher, dass der Geschäftsablauf reibungslos verläuft, indem sie die benötigten Waren und Dienstleistungen beschafft. Als Anstalt des öffentlichen Rechts sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, bei Beschaffungen das Vergaberecht zu beachten. Die Zuverlässigkeit sowie ethisches, rechtskonformes und integeres Handeln unserer Lieferant:innen ist für die IBB zentraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses. Die Hinweise zur nachhaltigen Beschaffung in der Investitionsbank Berlin (IBB) bilden die Grundlage für die Beziehungen mit Lieferanten:innen. Darin sind die wichtigsten Grundsätze verankert, welche die Basis für die Zusammenarbeit mit den Lieferant:innen und Dienstleister:innen bilden.
Beschaffung und Liefermanagement der IBB
Um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen, beschafft die IBB Waren, Dienst- und Bauleistungen, wie bspw. Hard- und Software, diverse Dienstleistungen für Veranstaltungen, Marketing bis hin zu strategischen Beratungsleistungen oder auch Leistungen für bauliche Maßnahmen im eigenen Gebäude. Als Anstalt des öffentlichen Rechts sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, bei Beschaffungen das Vergaberecht zu beachten. Mit einer vom Land Berlin zur Verfügung gestellten „Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgruenden“ wird die wirtschaftliche Prüfung (ökonomische Säule der Nachhaltigkeit) aller Lieferanten ab 500 EUR netto Auftragswert vorgenommen. Darüber wird sichergestellt, dass gegen das Unternehmen keine Straftatbestände vorliegen.
Durch das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) werden ergänzend soziale und umweltbezogene Kriterien wie u. a. die Einhaltung von Mindestlohnzahlung, die Frauenförderung und bestimmte Umweltanforderungen bei den Bieter:innen sichergestellt. Zusätzlich prüfen wir die Einbindung von Nachhaltigkeitskriterien in allen Ausschreibungsverfahren, wie z. B. die Berücksichtigung von ILO-Kernarbeitsnormen bei Umweltvorgaben. Ab dem EU-Schwellenwert wenden wir das EU-Vergaberecht und die obengenannten Vorschriften verbindlich an.
Lieferantenstandard
Die Grundlage für die Beziehungen zu unseren Lieferant:innen bilden unsere Hinweise zur nachhaltigen Beschaffung in der Investitionsbank Berlin (IBB) .
Die IBB arbeitet überwiegend mit Lieferant:innen zusammen, die vorab eine Eignungsprüfung hinsichtlich dem Vorliegen von Straftatbeständen erfolgreich durchlaufen haben. In diesem Zusammenhang wird von den Lieferant:innen verbindlich bestätigt, dass folgende Ausschlussgründe nicht vorliegen:
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- Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren
- Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung
- Bildung krimineller Vereinigungen
- Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
- Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
- Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
- Betrug oder Subventionsbetrug
- Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung
- Zahlungsunfähigkeit
- Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
- Insolvenz
- Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
- Interessenkonflikt
- Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung
- Schwere Verfehlung
- Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags
- Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
- Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
- Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben
- Bildung terroristischer Vereinigungen
Die entsprechende Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird vom Land Berlin vorgegeben und auf der Website des Vergabeservice Berlin zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus beachten wir als Berliner Unternehmen das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) und vereinbaren in Abhängigkeit der Auftragssumme folgende Vertragsbedingungen:
- Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue
- Besondere Vertragsbedingungen zur Frauenförderung Teil A
- Besondere Vertragsbedingungen zur Verhinderung von Benachteiligungen
- Besondere Vertragsbedingungen (BVB) über Umweltschutzanforderungen Teil A
- Besondere Vertragsbedingungen zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen
- in Verbindung mit: BVB Kontrolle u. Sanktionen Teil B
Gegenstand dieser Bedingungen sind die verbindliche Einhaltung von Standards für angemessene Bezahlung, Benachteiligungsverbote, Gleichbehandlung und Arbeitsbedingungen. Dabei wird u. a. ein höherer Mindestlohn festgelegt, als dieser gesetzlich durch den Bund vorgegeben wird. Ebenfalls besteht in Verbindung mit dem Vertragsteil zu Kontrolle und Sanktionen die Möglichkeit, regelmäßig Kontrollen zur Einhaltung dieser Standards durchzuführen und ggf. auch zu sanktionieren. Kontrollhandlungen finden stichprobenartig jährlich, erstmals ab dem Jahr 2024, statt.
Anti-Korruptionsrichtlinie & Whistleblower-Schutz
Bestechung und Korruption sind Tatbestände, die die IBB nicht toleriert. Alle Mitarbeitenden müssen regelmäßig Schulungen zur Erkennung und Ergreifung von Maßnahmen bei Korruption und Geldwäsche erfolgreich durchlaufen. Gleiches gilt auch für die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen und Dienstleister:innen: Die IBB arbeitet überwiegend mit Lieferant:innen und Dienstleister:innen zusammen, die vorab eine Eignungsprüfung hinsichtlich dem Vorliegen von Straftatbeständen erfolgreich durchlaufen haben. In diesem Zusammenhang wird von den Vertragspartner:innen verbindlich bestätigt, dass vorab benannte Ausschlussgruende nicht vorliegen.
Zusätzlich sind alle öffentliche Auftraggeber seit dem 1. Juni 2022 in Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) verpflichtet, das Wettbewerbsregister in Bezug auf den Bestbieter abzufragen (vgl. § 6 Abs. 1 S. 1 WRegG). Im Wettbewerbsregister finden sich relevante Rechtsverstöße/schwerwiegende Wirtschaftsdelikte von Unternehmen, die von den zuständigen Behörden wie insbesondere Staatsanwaltschaften, Zoll, Finanzämter und Kartellbehörden verpflichtend gemeldet werden müssen.
Weitere Ausführungen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption befinden sich in den Hinweisen zur nachhaltigen Beschaffung in der Investitionsbank Berlin (IBB) .
Überprüfung anhand von Umweltkriterien
In 2023 wurden 2 Prozent der neuen Lieferant:innen und Dienstleister:innen anhand von Umweltkriterien überprüft. Die Aufträge an neue Vertragspartner:innen beinhalteten hauptsächlich Beschaffungsgegenstände, bei denen Umweltauswirkungen von untergeordneter Bedeutung zu erwarten sind. Bei einer Überprüfung von Umweltkriterien wird der/die Vertragspartner:in aufgefordert, vor Vertragsanbahnung Eigenerklärungen und Nachweise, wie bspw. Zertifikate des Blauen Engels, einzureichen. Werden die vorgegebenen Mindestanforderungen nicht eingehalten, kann eine Beauftragung des/der Dienstleister:in oder Lieferant:in grundsätzlich nicht erfolgen. Ein weiteres Ziel des Einkaufs ist es, zu prüfen, inwiefern die Einhaltung dieser Mindeststandards noch häufiger über den gesetzlichen Rahmen hinaus von Lierferant:innen und Dienstleister:innen gefordert werden kann. Um dieses Ziel zu erreichen, fördern wir den engen Dialog zwischen der IBB und den Vertragspartner:innen.
Überprüfung anhand von sozialen Kriterien
Im Geschäftsjahr 2023 wurden insgesamt 27 Prozent der neuen Lieferant:innen und Dienstleister:innen (ab 500 Euro Auftragswert) anhand von sozialen Kriterien überprüft. Seit 2020 zählen zu den sozialen Kriterien u. a. bei Relevanz die Überprüfung auf Durchführung von Maßnahmen zur Frauenförderung gemäß Frauenförderverordnung,die Überprüfung auf Einhaltung bestimmter Mindeststundenentgelte gemäß den besonderen Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt (Wirt-241 P), die Verpflichtung von Vertragspartner:innen zur Verhinderung von Benachteiligungen gemäß den besonderen Vertragsbedingungen zur Verhinderung von Benachteiligungen (Wirt-2143 P). Die oben genannten besonderen Vertragsbedingungen werden vom Land Berlin vorgegeben und zur Verfügung gestellt.
Ein Verstoß gegen diese Vertragsbedingungen kann zu Vertragsstrafen sowie Ausschluss vom aktuellen und zukünftigen Vergabeverfahren führen. Unternehmen können somit bei einem Verstoß drei bis fünf Jahre aus der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden. Zusätzlich kann der/die Auftraggeber:in oder ein:e von ihm/ihr beauftragte:r Dritte:r berechtigt sein, zu Kontrollzwecken Einblick in die Entgeltabrechnungen oder andere unternehmensbezogene Unterlagen zu nehmen, welche die Einhaltung der Vertragsbedingungen und Erklärungen belegen.
Risikobewertung von Vertragspartner:innen
Es werden Abfragen zur Risikobewertung der Lieferant:innen und Dienstleister:innen durchgeführt, dazu gehören:
- regelmäßige Lieferung von Daten bezüglich der Bonität unserer Vertragspartner:innen ab einem Umsatz in Höhe von 20.000 Euro netto in zwei Jahren durch eine:n Dienstleister:in
- durch den Senat vorgeschriebene stichprobenartige Überprüfung zur Einhaltung der besonderen Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung für sämtliche Aufträge ab 25.000 Euro netto
- fallbezogene Abfragen aus dem Wettbewerbsregister; dieses gibt Auskunft über Unternehmen, denen bestimmte Wirtschaftsdelikte zuzurechnen sind, insbesondere Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug und Subventionsbetrug zu Lasten öffentlicher Haushalte, Steuerhinterziehung, Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt, Verstöße gegen bestimmte arbeitsrechtliche Vorschriften sowie Kartellabsprachen.
Sollte sich im Rahmen dieser Prüfungen herausstellen, dass ein:e Vertragspartner:in gegen Vertragsbedingungen oder Gesetze verstößt, werden laufende Verträge beendet und zukünftig keine Aufträge erteilt, bis die Verstöße behoben sind. Zusätzlich ist eine Anzeige bei den zuständigen Behörden zu prüfen. Fallen vor Vertragsabschluss Verstöße gegen Vertragsbedingungen oder Gesetze auf, wird kein Auftrag erteilt.
Die IBB ist ein regionales Institut, daher fühlen wir uns auch dem Wirtschaftsraum Berlin-Brandenburg sehr verbunden. Aus diesem Grund versuchen wir, unsere Lieferketten nach Möglichkeit regional auszuwählen. In 2023 kamen 50 Prozent unserer Vertragspartner:innen, bezogen auf die Gesamtanzahl der Vertragspartner:innen in 2023, aus der Region Berlin-Brandenburg. Der Anteil an Ausgaben für lokale Lieferant:innen und Dienstleister:innen bezogen auf das gesamte Rechnungsvolumen lag bei 45Prozent. Der positive Nebeneffekt der Stärkung regionaler Vertragsbeziehungen ist die indirekte Minimierung der Transportkosten und des CO2 -Ausstoßes unserer Zulieferer.
Weiterbildung der Einkäufer:innen
Den zehn Einkäufer:innen der IBB steht jährlich insgesamt ein fünfstelliger Betrag für Weiterbildungsmaßnahmen zu fachspezifischen oder persönlichen Themen zur Verfügung. Die Mitarbeiter:innen des Einkaufs nehmen mehrmals im Jahr an verschiedenen Schulungen und Veranstaltungen teil und werden regelmäßig mit Newslettern zu aktuellen Urteilen versorgt, um gesetzlich immer auf dem neuesten Stand zu sein. Außerdem ist die IBB Mitglied in Branchenverbänden wie dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME).