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Corporate Compliance

Unsere Corporate Governance gewährleistet die transparente und nachhaltige Führung der IBB Gruppe und schafft einen klaren Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsgremien. Durch klare Strukturen trägt sie entscheidend zum Erreichen unserer strategischen Ziele bei.

Regeln und Prozesse

Die Nachhaltigkeitsstrategie wird in Form von Zielen, Maßnahmen, abgestimmten Regeln (Verhaltenskodex und Nachhaltigkeitsleitlinien), der Geschäftsstrategie und Anweisungen zum Ablauf von Prozessen (Schriftlich fixierte Ordnung – SFO) konkretisiert. Auch ein Verhaltenskodex, der auf die Nachhaltigkeit einzahlt, ist in der SFO als grundlegendes Rahmenwerk für alle Mitarbeiter:innen verbindlich. Daneben findet eine jährliche Überprüfung der Unternehmensstrategie mit den darin enthaltenen Zielen und Maßnahmen statt. In den Überprüfungsprozess werden die Fachbereiche sowie der Verwaltungsrat eingebunden.

Des Weiteren finden die Ziele und Maßnahmen Eingang in die entsprechenden Fachabteilungen für die zentralen Handlungsfelder (z. B. Produktverantwortung, Soziale Verantwortung gegenüber Beschäftigten). Hierdurch können die einzelnen Maßnahmen durch die handelnden Bereiche umgesetzt werden, sodass am Ende die gesetzten Nachhaltigkeitsziele erreicht werden.

Die Vorgaben für die Arbeitsprozesse werden im Organisationsmanagement systematisch erfasst (Prozesslandkarte) und mindestens jährlich auf Aktualität überprüft (durch z. B. Revision, Compliance, andere betroffene Fachbereiche). Für die Inhalte sind die Fachbereiche verantwortlich. Das Organisationsmanagement veranlasst die jährliche Aktualisierung der SFO durch die Fachbereiche.

Weiterhin unterzieht sich die IBB auch externen Prüfungen durch unabhängige Dritte. Die Prüfungen können freiwilligen oder gesetzlichen Ursprung haben und werden in allen Handlungsfeldern der Nachhaltigkeit vorgenommen. Die gesetzlichen Prüfungen erfolgen mindestens jährlich im Rahmen des Jahresabschlusses der IBB und der IBB UV. Im Rahmen der Geschäftsethik und Produktverantwortung kann die IBB bspw. intern durch die interne Revision oder durch externe Stellen, wie z. B. die BaFin, die Bundesbank, den Europäischen Rechnungshof, den Bundes- oder Landesrechnungshof (produktabhängig), überprüft werden.

Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten durch die Compliance

Um ihrer Verantwortung gerecht zu werden, hat die IBB(-Gruppe) Beauftragtenfunktionen im Bereich Unternehmenscompliance und in den Bereichen Recht und Informationscompliance und Organisationsmanagement für die folgenden Themen eingerichtet.

Funktionen der Compliance

  • Der/die MaRisk-Beauftragte sorgt für die Einhaltung der Mindestanforderungen an das Risikomanagement. Hierzu werden regulatorische Änderungen auf Relevanz für die IBB (UV) geprüft und bei Bedarf an die Fachbereiche kommuniziert sowie die fristgerechte Umsetzung nachgehalten. Zudem ist der/die MaRisk-Beauftragte bei wesentlichen aufbau- und ablauforganisatorischen Veränderungen in der IBB (UV) vor der Entscheidung mit einzubinden. Der MaRisk-Compliance-Funktion obliegt es, die vielseitigen Regeln der vertrauensvollen Zusammenarbeit und der umsichtigen Risikokultur, die sich in verschiedenen Arbeitsanweisungen niederschlagen, zu bündeln und die Sensibilität der Beschäftigten für mögliche Interessenkonflikte zu fördern.

  • Der/die (Gruppen-)Geldwäschebeauftragte koordiniert die Sicherungs- und Abwehrmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und strafbaren Handlungen. Hierbei sind sowohl mögliche strafbare Handlungen gegen die IBB (UV) als auch solche, die durch Beschäftigte verübt werden könnten, zu betrachten. Weitere Aufgaben sind u. a. die Überprüfung der Zuverlässigkeit von neuen Beschäftigten sowie die systematische Überprüfung von Kundenbeziehungen durch den Abgleich mit Sanktionslisten.

  • Der/die Kapitalmarktcompliance-Beauftragte ist zuständig für die Einhaltung von Rechtsvorschriften, die im Zusammenhang mit Kapitalmarktgeschäften bestehen. Maßgeblich sind das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) sowie übergeordnete EU-Richtlinien und Verordnungen.

  • Die Datenschutzbeauftragten wachen in der IBB und IBB UV über die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Berliner Datenschutzgesetzes und stellen somit den Schutz der Daten unserer Kund:innen und Beschäftigten sicher. Hierzu stellen sie Vorgaben auf, führen Schulungen durch und kontrollieren risikoorientiert die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Darüber hinaus stehen sie der Geschäftsleitung, den Beschäftigten sowie unseren Kund:innen bei Fragen zum Datenschutz beratend zur Verfügung. Auch in der IBT, der IBB Capital und der IBB Ventures sind ein:e Datenschutzbeauftragte:r bestellt

  • Der/die Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) ist verantwortlich für die Planung, Umsetzung, Prüfung und Verbesserung der Informationssicherheit der IBB. Er/sie berichtet und berät den Vorstand der IBB in Fragen der Informationssicherheit. In den Aufgabenbereich des/der ISB fallen die Umsetzung, der Betrieb und die Weiterentwicklung des Managementsystems für Informationssicherheit (ISMS). Dies umfasst die Ausarbeitung von Vorgaben zur Informationssicherheit. Er/sie ist Ansprechpartner:in bei Sicherheitsvorfällen. Auch in der IBT, der IBB Capital und der IBB Ventures ist ein:e ISB integriert.

  • Der/die Notfallbeauftragte prüft die regulatorischen Anforderungen auf Relevanz für die IBB und passt bei Bedarf die zentralen Regelungen und Vorgaben an. Er/sie informiert und berät den Vorstand der IBB über alle notfallrelevanten Ereignisse. Außerdem überprüft er/sie im Rahmen seiner/ihrer 2nd-Line-Kontrollen stichprobenhaft den Umsetzungsgrad der Vorgaben innerhalb der IBB. Zudem veranlasst er/sie die jährliche von den Fachbereichen durchzuführende Business-Impact-Analyse (BIA); diese dient dazu, die zeitkritischen Prozesse zu identifizieren und verschiedene Verfügbarkeitsanforderungen aufzunehmen. Das Notfallmanagement dient dazu, auch bei Eintritt einer großen Störung die zeitkritischen Prozesse fortführen zu können und somit die Handlungsfähigkeit der IBB aufrechtzuerhalten.

  • Der/die Auslagerungsbeauftragte ist zentrale:r Ansprechpartner:in für die Fachbereiche hinsichtlich der Vorgaben zur Dienstleistersteuerung. Insbesondere zählen die Weiterentwicklung eines angemessenen Auslagerungsmanagements mit Kontrollvorgaben und das Etablieren von adäquaten Prozessen zum Aufgabenumfang. Er/sie veranlasst die Durchführung von anlassbezogenen und regelmäßigen Risikoanalysen, die dazugehörigen Kontrollhandlungen und verantwortet die Erstellung und Pflege der vollständigen Dokumentation der Auslagerungen der IBB Gruppe und führt die Anzeigepflicht gegenüber der Aufsicht durch.

Zuständigkeiten und Steuerregelungen der Abteilung "Bilanzierung"

Die Abteilung „Bilanzierung“ im Bereich „Controlling und Finanzen“ ist für die Steuerangelegenheiten der IBB zuständig. Die Zuständigkeit der Abteilung erstreckt sich jedoch nicht auf die Überwachung der Steuerpflicht der Kund:innen der IBB.

Die IBB ist gemäß §3 GewStG und §5 KStG von der Gewerbe- und Körperschaftsteuer befreit, wodurch für diese Steuerarten keine weitere Überwachung erforderlich ist. Für alle anderen Steuerarten, die für die IBB relevant sind, ist ein umfassendes internes Kontrollsystem eingerichtet

Unternehmenscompliance in der IBB

Als öffentliche Finanzholding verfügt die IBB UV über einen systematischen Prozess zur Implementierung neuer Rechtsvorschriften. Gesetzesvorhaben werden laufend sondiert, auf Relevanz für die IBB UV geprüft und den operativen Einheiten zugewiesen, denen die Einhaltung und Umsetzung obliegt. Als Förderbank des Landes Berlin muss die IBB den Standards und Anforderungen genügen, die Bund und Land an ein öffentlich-rechtliches Kreditinstitut stellen.

Neben den allgemeingültigen gesetzlichen Regelungen einer ordentlichen Unternehmensführung sind auch die spezifischen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben für öffentlich-rechtliche Förderinstitute und die Berliner Verwaltungsvorschriften einzuhalten.

Die IBB setzt die gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben aus nationalen und europaweiten Gesetzen und Verordnungen seit vielen Jahren in ihren Regelwerken konsequent um. Dies dient u.a. der Bekämpfung der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und der Verhinderung strafbarer Handlungen (Geldwäschegesetz, Kreditwesengesetz), sowie der rechtskonformen Abwicklung von Handelsgeschäften (Wertpapierhandelsgesetz) und der Verhinderung verbotener Wertpapiergeschäfte durch Beschäftigte der IBB (Marktmissbrauchsverordnung). Zur Verhinderung strafbarer Handlungen, existiert in der IBB eine Zentrale Stelle gemäß § 25h KWG. Ferner hervorzuheben ist die MaRisk-Compliance, bei der aus einer übergeordneten Perspektive auf die Einhaltung der für die IBB und die IBB UV wesentlichen rechtlichen Regelungen hingewirkt wird.

Die bestellten Beauftragten im Stab Unternehmenscompliance haben die Aufgabe, die Einhaltung der jeweiligen Gesetze und Verordnungen sicherzustellen. Sie kontrollieren dazu risikoorientiert die Arbeit der operativen Arbeitsbereiche der IBB und IBB UV und entwickeln Vorgaben zur Vermeidung bzw. Reduzierung von Risiken sowie Maßnahmen zur Prävention von Straftaten. Hierzu wird für jedes Themengebiet eine Risikoanalyse erstellt und fortlaufend an die sich ändernden Gegebenheiten angepasst. Um diese Risiken zu reduzieren, werden Sicherungsmaßnahmen ergriffen. Die Einhaltung dieser Maßnahmen wird mit Hilfe von Kontrollhandlungen überprüft, welche in einem Kontrollplan übersichtlich dokumentiert werden. Über die Ergebnisse ihrer Arbeit berichten die Beauftragten direkt an die Geschäftsleitung und beraten diese darüber hinaus zu etwaigen Fragestellungen.

Der Stab Unternehmenscompliance wird regelmäßig sowohl internen Prüfungen durch die Revision als auch externen Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer unterzogen. Der interne Prüfungsrhythmus wird für jedes Prüfungsfeld risikoorientiert anhand eines revisionsinternen Ratingverfahrens fortlaufend festgelegt. Dabei werden die aufsichtsrechtlichen Vorgaben der MaRisk berücksichtigt, die einen maximalen Prüfungsrhythmus von 36 Monaten vorsehen.

  • Maßgeblich für die Unternehmenskultur der IBB und IBB UV ist die Umsetzung einer angemessenen Risikokultur. Die Ziele dieser Risikokultur umfassen insbesondere

    • die Verankerung einer bewussten Auseinandersetzung mit Risiken im Tagesgeschäft in der Unternehmenskultur,
    • die Schaffung eines Risikobewusstseins auf allen Hierarchieebenen,
    • die Förderung eines kritischen Dialogs durch die Führungsebenen,
    • die Motivation der Beschäftigten, entsprechend dem Wertesystem und Verhaltenskodex zu agieren,
    • die Beschäftigten zu überzeugen, sich ethisch und ökonomisch wünschenswert und innerhalb festgelegter Risikotoleranzen zu verhalten.

    Zentrales Element dieses Wertesystems ist der Verhaltenskodex. Er steht für die Integrität, tadellose Reputation und gute Unternehmensführung. Das Ziel der Verhinderung von Korruption und Bestechlichkeit kommt durch seine feste Verankerung im Verhaltenskodex besonders zum Ausdruck. Auch der Umgang mit Interessenkonflikten und die transparente und angemessene Handhabung bei der Annahme von Geschenken und Einladungen durch Beschäftigte wird in der schriftlich fixierten Ordnung geregelt.

    Mindestens jährlich erfolgt im Intranet eine Information, mit der die Mitarbeiter:innen aufgefordert werden, sich mit dem Verhaltenskodex vertraut zu machen.

    Der Vorstand hat ein hohes Interesse an der Einhaltung der Regeln des Verhaltenskodex.

    Der MaRisk-Compliance-Funktion obliegt es, die vielseitigen Regeln der vertrauensvollen Zusammenarbeit und der umsichtigen Risikokultur, die sich in verschiedenen Arbeitsanweisungen niederschlagen, zu bündeln und die Sensibilität der Beschäftigten für mögliche Interessenkonflikte zu fördern.

    Die Beschäftigten werden proaktiv geschult und über neue rechtliche Regelungen informiert. Die webbasierten Schulungen (WBT) der Beschäftigten der IBB und IBB UV zu Themen wie Geldwäscheprävention, Terrorismusfinanzierung, Verhinderung strafbarer Handlungen und Marktmissbrauch finden jährlich statt und sind für alle Voll- und Teilzeitbeschäftigten verpflichtend. Zusätzlich werden die Beschäftigten per Intranetmitteilung für neue Regularien sensibilisiert. Bei Bedarf werden auch ad-hoc-Schulungen bzw. Spezialschulungen zu Compliance-Themen angeboten.

    Die IBB und IBB UV haben Mechanismen zur Ermittlung, Berichterstattung und Untersuchung von Bedenken hinsichtlich rechtswidriger Verhaltensweisen oder tatsächlicher Verhaltensweisen etabliert, die im Widerspruch zu ihrem Verhaltenskodex oder ähnlichen internen Regeln stehen. Ein Verstoß gegen den Verhaltenskodex ist an den Stab Unternehmenscompliance zu melden, wo auch die weitere Bearbeitung erfolgt. Bei Hinweisen und anderen Auffälligkeiten kann eine Meldung über die externe Ombudsstelle erfolgen. Im Fall von Kundenbeschwerden sieht das Feedbackmanagement einen einheitlichen Umgang vor.

  • Die gesetzlichen Bestimmungen zur Prävention von Geldwäsche finden sich primär im Geldwäschegesetz. Angesichts einer zunehmenden Verschärfung der Gesetze werden die Anforderungen auch in der IBB und in der IBB UV immer höher und erfordern von den Beschäftigten umfangreiche Prüf- und Dokumentationspflichten.

    Die sich aus dem Geldwäschegesetz und dem Kreditwesengesetz ergebenden IBB-internen Sicherungsmaßnahmen bestehen vorrangig aus der Umsetzung kundenbezogener Sorgfaltspflichten in Bezug auf Vertrags-/Geschäftspartner:innen sowie wirtschaftlich Berechtigte.

    Die Bewertung der Risiken erfolgt durch eine jährlich zu erstellende Risikoanalyse. Dabei wird auch die Wirksamkeit und Angemessenheit der bestehenden Sicherungsmaßnahmen bewertet.

    Der/die (Gruppen-)Geldwäschebeauftragte koordiniert die Sicherungs- und Abwehrmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und strafbaren Handlungen. Hierbei sind sowohl mögliche strafbare Handlungen gegen die IBB und IBB UV als auch solche, die durch Beschäftigte verübt werden könnten, zu betrachten. Weitere Aufgaben sind u. a. die Überprüfung der Zuverlässigkeit von neuen Beschäftigten sowie die systematische Überprüfung von Kundenbeziehungen durch den Abgleich mit Sanktionslisten.

    Basierend auf Resolutionen der United Nations werden von der EU Verordnungen erlassen, die bestimmte Sanktionen festlegen. Für die IBB und die IBB UV wird über verschiedene Maßnahmen sichergestellt, dass sanktionierten Personen oder Organisationen keine Vermögenswerte zur Verfügung gestellt werden und ggf. bestehende Guthaben eingefroren werden müssen.

  • Um sicherzustellen, dass öffentliche Gelder nicht in falsche Hände geraten, haben die IBB und IBB UV verschiedene Bausteine bzw. Standards, um einen gesetzeskonformen Umgang sicherzustellen. Nachfolgend werden die wichtigsten Bausteine dargestellt:

    • Prüfung von Verdachts- und Schadensfällen und Weiterleitung an die zuständigen Behörden (z. B. Strafverfolgungsbehörden, Landesdaten schutzbeauftragte, Bundesamt für Informationssicherheit) bei begründetem Verdacht.
    • Zentrale Ansprechpartner:innen für die Beratung der Beschäftigten. Für die vertrauliche Meldung fragwürdiger Vorfälle können sich die Beschäftigten und die Geschäftspartner:innen der IBB als auch jedwede:r Dritte neben dem Stab Unternehmenscompliance ebenfalls an eine externe Ombudsstelle (Rechtsanwaltskanzlei) oder die Anlaufstelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht für Whistleblower wenden. Dies ist zum Schutz der Hinweisgebenden auch anonym möglich.
    • Regelmäßige webbasierte Schulung der Beschäftigten zu Compliance Themen zur Verhinderung von Gesetzesverstößen.

  • Der/die Kapitalmarktcompliance-Beauftragte ist zuständig für die Einhaltung von Rechts-vorschriften, die im Zusammenhang mit Kapitalmarktgeschäften bestehen. Maßgeblich sind das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) sowie übergeordnete EU-Richtlinien und Verordnungen.

    Als öffentlich-rechtliches Förderinstitut bietet die IBB kein Kapitalmarktgeschäft für Privatkund:innen an. Der/die Kapitalmarktcompliance-Beauftragte befasst sich daher nicht mit Fragen des Verbraucherschutzes, sondern mit dem Wertpapiereigenhandel und dem Emissionsgeschäft der IBB. Das WpHG gibt dazu vor, Transparenz über die Handelsgeschäfte herzustellen sowie Verhaltens und Organisationsvorgaben zu kommunizieren. Dies beinhaltet auch die Sensibilisierung für den ordnungsgemäßen Umgang mit eventuell auftretenden Insiderinformationen und die regelkonforme Behandlung dieser. Die Kapitalmarktcompliance ist somit eine vertrauensbildende Maßnahme für Kapitalmärkte und ihre Marktteilnehmer:innen.

  • Für die vertrauliche Meldung fragwürdiger Vorfälle können sich die Beschäftigten und die Geschäftspartner:innen der IBB und IBB UV als auch jedwede:r Dritte neben dem Stab Unternehmenscompliance ebenfalls an eine externe Ombudsstelle (Rechtsanwaltskanzlei) oder die Anlaufstelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht für Whistleblower wenden. Dies ist zum Schutz der Hinweisgebenden auch anonym möglich.

    Informationen hierzu sind im Internet und Intranet zugänglich. Darüber hinaus können Hinweise über die Seite des Bundesjustizamtes abgegeben werden. Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.

    Die Ombudsstelle steht allen Hinweisgeber:innen zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf schwere Unregelmäßigkeiten bei der IBB geben möchten, einschließlich Verstößen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Der Schutz und die Vertraulichkeit von Hinweisgeber:innen sind wesentliche Bestandteile der Bearbeitung des Hinweises und werden entsprechend von der Ombudsstelle der IBB sehr ernst genommen.

    Als Arbeitgeberinnen ergreifen die IBB und IBB UV während des gesamten Verfahrens alle erforderlichen Maßnahmen, um den Schutz von Hinweisgeber:innen, soweit möglich, vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen sicherzustellen. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber Hinweisgeber:innen werden nicht geduldet.

Beschwerde- und Feedbackmanagement in der IBB Gruppe

Das Beschwerde- und Feedbackmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie der IBB Gruppe. Es dient dazu, Transparenz zu fördern, Vertrauen aufzubauen und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Zur Unterstützung dieser Ziele verfügt die Gruppe über ein umfassendes Risikomanagement, eine Unternehmenscompliance und eine interne Revision. Die Ergebnisse dieser Maßnahmen werden regelmäßig an den Verwaltungsrat berichtet. Zusätzlich unterliegt die IBB Gruppe – mit Ausnahme des IBB Business Teams – den Mindestanforderungen an das Beschwerdemanagement gemäß den Richtlinien der BaFin. Alle Beschwerden werden systematisch dokumentiert, bearbeitet und Maßnahmen werden festgelegt. Diese Aufzeichnungen werden, vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Vorgaben, mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt. Für das IBB Business Team gelten hierbei spezielle Ausnahmen.

Besonderes Augenmerk wird auf den Schutz und die Unterstützung von Mitarbeitenden gelegt, die Diskriminierungserfahrungen machen. Für sie stehen erweiterte, unabhängige und vertrauliche Beratungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Leitlinien der IBB Gruppe umfassen klare Ziele und definieren einen umfassenden Geltungsbereich in persönlicher, räumlicher und sachlicher Hinsicht. Prävention, Beratung sowie der professionelle Umgang mit Beschwerden sind klar geregelt. Intern wird über das Thema Antidiskriminierung, unter anderem durch die Dienstvereinbarung, kommuniziert. Dabei werden die Ansprechpartner:innen der Beschwerdestelle sichtbar gemacht.

Darüber hinaus wird in verpflichtenden Schulungen für Mitarbeitende auf die Möglichkeit hingewiesen, sich an die Beschwerdestelle zu wenden. Das Beschwerdeverfahren ist datenschutzkonform gestaltet, und es ist eindeutig festgelegt, dass Hinweisgeber:innen keine Nachteile aus ihrer Meldung entstehen dürfen. So schafft die IBB Gruppe eine transparente und unterstützende Umgebung, in der Beschwerden konstruktiv bearbeitet werden und die Rechte aller Beteiligten gewahrt bleiben.

Feedbackmanagement

Beschwerden und Feedback von Kund:innen kann direkt über die Internetseite der Bank mittels Kontaktformular, aber auch per Post, E-Mail oder Fax abgegeben werden. Darüber hinaus steht die externe Schlichtungsstelle des Bundesverbands Öffentlicher Banken Deutschlands (VÖB) zur Verfügung.

Maßnahmen zur Abschreckung von Verstößen und Vorfallsuntersuchung in der IBB

Bei der IBB ist die Sicherstellung von Geschäftsethik und Compliance nicht nur aber insbesondere auch eine Führungsaufgabe, die durch robuste Verfahren zur Bekämpfung und Abschreckung unethischen Verhaltens unterstützt wird. Wenn Verdachtsmomente für Straftaten aufkommen – sei es durch interne Beobachtungen oder externe Hinweise – wird umgehend die Rechtsabteilung eingeschaltet. Diese bewertet die Beweise, um festzustellen, ob Anzeichen für eine Straftat vorliegen. Bei begründetem Verdacht wird Strafanzeige erstattet. Um Straftaten oder betrügerische Handlungen zu behandeln, arbeiten die Rechtsabteilung, die Revision und die Unternehmenscompliance eng zusammen, um eine gründliche und koordinierte Reaktion sicherzustellen. Die Unternehmenscompliance spielt eine proaktive Rolle bei der Verhinderung strafbarer Handlungen wie Betrug, Veruntreuung oder Unterschlagung. Im Rahmen des internen Kontrollsystems werden regelmäßige Compliance-Kontrollen und Überwachungen durchgeführt, und jegliche Anzeichen möglicher betrügerischer Aktivitäten – ob während dieser Kontrollen und Überwachungen festgestellt oder über Kanäle wie den Ombudsmann gemeldet – führen zu schnellem Handeln. Bei Verdacht auf Fehlverhalten von Nicht-Mitarbeitern überwacht die Rechtsabteilung die Untersuchungen und steht in Verbindung mit Strafverfolgungs- und Justizbehörden. Bei Verdacht auf Fehlverhalten von Mitarbeitern führt die Revision erforderlichenfalls Sonderprüfungen durch und informiert die Personalabteilung, wenn sich der Verdacht erhärtet. Die Personalabteilung leitet dann weitere Untersuchungen ein und ergreift gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen, wobei eine enge Abstimmung mit Rechtsexperten und Gerichten sichergestellt wird. Als 3. Verteidigungslinie prüft die Revision zudem im Turnus von maximal 3 Jahren sowohl die umgesetzten präventiven Verfahren der Bank zur Vermeidung doloser Handlungen als auch die Verfahren zum Umgang mit aufgetretenen Verdachtsfällen. Dieser kollaborative Ansatz gewährleistet, dass Vorfälle unethischen Verhaltens transparent und effektiv behandelt werden, wodurch Vertrauen und Verantwortlichkeit in der gesamten Organisation aufrechterhalten werden.

Disziplinarischen Maßnahmen, Vertragsbeendigungen und Rechtsverfahren in der IBB Gruppe im Jahr 2024

Die IBB Gruppe verzeichnete im Berichtszeitraum 2024 keine Fälle von Korruption oder Bestechung, keine disziplinarischen Maßnahmen gegen eigene Arbeitskräfte, keine Vertragsbeendigungen mit Geschäftspartnern aufgrund solcher Verstöße und war in keine öffentlichen Gerichtsverfahren zu diesem Thema involviert.

Unser Engagement für ethische Prüfungen

Die IBB richtet ihr Risikomanagement und ihre interne Überwachung an den Vorgaben der MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) aus – einem regulatorischen Rahmenwerk der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), das für alle Banken in Deutschland gilt.

Gemäß MaRisk BT 2.3 muss die Tätigkeit der internen Revision auf einem umfassenden und jährlich fortzuschreibenden Prüfungsplan basieren, welcher risikoorientiert aufzustellen ist und eine Prüfung sämtlicher wesentlicher Geschäftsbereiche mindestens alle drei Jahre vorsieht.

Die Themengebiete Geschäftsethik und Maßnahmen zur Korruptionsprävention sowie weitere Aspekte des Verhaltenskodex – wie die Vermeidung von Interessenkonflikten, die Integration der Risikokultur sowie die Berücksichtigung von ESG-Kriterien - werden in den jeweiligen Fachprüfungen integrativ mitgeprüft (beispielweise im Rahmen der Prüfungshandlungen zur Umsetzung einer angemessenen Funktionstrennung (SoD) im Rahmen des Einkaufsprozesses, der Treasury-Prozesskette sowie des Kreditbewilligungsprozesses. Diese Themen werden dabei entsprechend ihrer Relevanz innerhalb von Prozessprüfungen (z. B. Einkaufs- und Kreditvergabeprozesse) sowie Projekt- und Risikosteuerungsprüfungen adressiert und fließen somit regelmäßig in unsere Prüfungstätigkeit ein.

Stand: 01.06.2025